Het NGI doet geen onderzoek naar de oorsprong van plaatsnamen. Het is niet bevoegd om namen te geven aan geografische entiteiten.

Het Bureau voor Informatie en Toponymie van het NGI verzamelt informatie over de toponiemen, voor zover ze betrekking hebben op geografische objecten die op de kaarten afgebeeld zijn of in de geografische databases opgeslagen zijn. Die informatie wordt evenals de topografische informatie bijgewerkt.

In zijn toponymische activiteiten hanteert het NGI de begrippen “toponiemen”, “omschrijvingen”, “karakteristieken” en “kaartschrift”.

Een toponiem is (in de ruimste zin van het woord) de eigennaam die aan een geografisch object is toegekend, ongeacht zijn aard of afmetingen. Het nummer van een kilometerpaal wordt als een. toponiem beschouwd, evenals de naam van een woongebied, een bos of een rivier.

Een cartografische omschrijving is een soortnaam die een geografisch object op de kaart helpt identificeren, omdat hij aangeeft over welk soort entiteit het gaat (bijvoorbeeld: arboretum, abdij, bron enz.).

Een karakteristiek is een andere specifieke informatie over een object (bijvoorbeeld: het voltage van een hoogspanningslijn, de tonnage van schepen op een bevaarbare waterloop enz.).

De toponiemen, omschrijvingen en karakteristieken die op een kaart worden vermeld vormen samen het kaartschrift.

In de geografische databases worden de toponiemen en karakteristieken beschouwd als attributen van de geografische objecten.