Expert archief- en documentenbeheer

Meer informatie en solliciteren kan via:
Expert archief- en documentenbeheer (m/v/x) – NATIONAAL GEOGRAFISCH INSTITUUT – Selor, selectiebureau van de overheid

1. Jobinhoud

Om de kennisdeling en het beheer van informatie binnen het NGI zo optimaal mogelijk te laten verlopen, zodat ieder personeelslid op een vlotte en efficiënte manier aan informatievergaring en kennisdeling met collega’s kan doen, werk je een coherent systeem uit van archief- en documentbeheer:

  • Je staat in voor het materieel en digitaal beheer van de archieven en collecties van het NGI. In dit verband werk je aan een toekomstgerichte methode voor archiefbeheer.
  • Je staat tevens in voor het uitwerken van een structuur inzake informatie- en documentbeheer binnen de instelling. Je werkt een strategie met een concreet actieplan uit voor het beheer, het bewaren en beveiligen van (digitale) documenten.
  • Je stelt richtlijnen op ten behoeve van het volledige personeel inzake archief- en documentbeheer.
  • Je bent het aanspreekpunt voor alle personeelsleden (eindgebruikers) over alles wat te maken heeft met archivering en het beheer van documenten.
  • Je organiseert interne informatie-, sensibiliserings- en opleidingssessies over archivering en digitaal documentbeheer.
  • Je begeleidt collega’s en helpt zoeken naar oplossingen.
  • Je geeft advies en je bent nauw betrokken bij projecten in je vakgebied.
  • Je draagt bij aan de digitale transformatie van het NGI.
  • Je beheert ook specifieke processen en applicaties in je vakgebied.
  • Je neemt deel aan vergaderingen binnen en buiten de instelling in het kader van je verantwoordelijkheden.
  • Je werkt nauw samen met alle diensten van het NGI, in het bijzonder met de ICT-afdeling.

Meer info over de jobinhoud?
Jan De Waele – Directeur Strategie
Contactpersoon NGI
Tel.: 02/629.82.90
E-mail: jan.de.waele@ngi.be

2. Gewenste vaardigheden

Gedragsgerichte competenties

  • Je legt verbanden tussen verschillende gegevens, genereert alternatieven en trekt sluitende conclusies.
  • Je neemt beslissingen op basis van (on)volledige informatie en onderneemt doelgericht acties om de beslissingen uit te voeren.
  • Je creëert en bevordert de groepsgeest door je mening en ideeën te delen en door bij te dragen aan de oplossing van conflicten tussen collega’s.
  • Je plant en beheert je eigen groei actief in functie van je mogelijkheden, interesses en ambities door je eigen functioneren kritisch in vraag te stellen en je continu nieuwe inzichten, vaardigheden en kennis eigen te maken.
  • Je beschikt over de inzet, de wil en de ambitie om resultaten te boeken en de verantwoordelijkheid op te nemen voor de correctheid van ondernomen acties.
  • Je geeft advies aan je gesprekspartners en je bouwt op basis van jouw expertise een vertrouwensrelatie met hen op.

Technische competenties

  • Je bezit goede mondelinge communicatievaardigheden.

Een goede motivatie is eveneens belangrijk.

Opgelet! De competentie in het vet wordt samen met je motivatie als erg belangrijk voor de job beschouwd. De competentie ‘adviseren’ en je motivatie wegen harder door in de eindscore (x2).

Niet vereist, wel een troef

  • Je bezit kennis van archiefwetgeving, van archief ontsluitingstechnieken of van selectie en waardering van archieven.
  • Ervaring met collectiebeheer en met projectmanagement is een pluspunt.
  • Je hebt ervaring met Enterprise Content Management (ECM) processen en systemen.
  • Aangezien je in een tweetalige werkomgeving terechtkomt, is kennis van het Frans een belangrijke troef.

3. Ervaring

Een relevante professionele ervaring is vereist in het domein van archiefbeheer of documentbeheer van telkens minstens 1 jaar in ten minste 1 van onderstaande taken:

  • uitwerken van een structuur/systeem inzake archief- en documentbeheer,
  • aanspreekpunt zijn met betrekking tot archivering en documentbeheer,
  • opleidingssessies geven over archivering en documentbeheer.

4. Procedure

Aanwerving via Selor.

Solliciteren kan tot en met 18 juni 2021.

5. Arbeidsvoorwaarden

Je wordt aangeworven als attaché (niveau A1) met de bijhorende weddeschaal NA11.

Minimum aanvangswedde: 38.039,08 EUR (bruto jaarsalaris, reeds aangepast aan de huidige index, reglementaire toelagen niet inbegrepen).